Artículo por Tatiana Ospina
iSolutions by CEIPA
Es común, al conversar con empresas que están buscando la forma de Gestionar el Conocimiento, escuchar sus inquietudes, dificultades y confusiones al implementar herramientas, especialmente al construir Mapas de Conocimiento, dado que, además de visualizar la importancia de saber dónde, quién y en qué estado tiene el conocimiento organizacional, también surgen inquietudes como: ¿a quién debo ‘levantarle’ mapa de conocimiento?, ¿cuál es el formato o la herramienta tecnológica que debería utilizar?, ¿quién debe hacer la construcción del mapa de conocimiento?, ¿quién debe encargarse de mantener el mapa de conocimiento actualizado?
Es por esta razón que, con el fin de potenciar la herramienta de Mapas de Conocimiento y, a su vez, optimizar los recursos organizaciones que se tienen, a continuación, se comparten algunas lecciones aprendidas sobre el desarrollo e implementación de la herramienta en mención:
Busca la alineación con la estrategia y el modelo de Gestión del Conocimiento.
Los mapas de conocimiento no deben ser herramientas ‘sueltas’ cuyo valor se desaproveche. Es importante siempre visualizar qué o por qué necesitamos realizar Gestión del Conocimiento y cómo los Mapas de Conocimiento apoyan dicha necesidad o visión.
No esperes a contar con la herramienta tecnológica más sofisticada para poder iniciar.
Los Mapas de Conocimiento pueden desarrollarse de diversas maneras y aprovechando herramientas ya existentes en la Organización; por ejemplo, un formato en Excel es una herramienta común, pero también lo es el uso de plantillas en Word o en físico, uso de post it, aplicación de Lego Serious Play, etc.
No intentes mapear todo el conocimiento.
La aplicación de la herramienta requiere esfuerzo, dedicación, tiempo y recurso humano, por lo que se recomienda focalizarse en el conocimiento clave o crítico, cuya pérdida o fuga genere impactos significativos en los procesos, áreas y consecución de la estrategia organizacional.
Únete a los ‘gomosos’.
El éxito de la construcción de los Mapas de Conocimiento es trabajarlos y construirlos con quienes visualizan su importancia y necesidad, por ende, la construcción no debe ser una obligatoriedad o una imposición, sino que debe fluir y debe darse con quienes estén interesados en hacerlo.
Recuerda que estás trabajando con personas.
Las personas tienen conocimientos, pero también tienen emociones, dolores, experiencias positivas y negativas que marcan su actuar, por lo que los espacios de construcción de los Mapas pueden propiciar que ‘afloren’ algunas emociones, las cuales no deben invalidarse o minimizarse, sino acompañarse y gestionarse para realizar un acompañamiento integral que genere confianza y apertura.
Empatiza.
No es normal que en una Organización, en el desarrollo de nuestro que-hacer, nos pregunten por conocimientos, sino que tradicionalmente se habla de procesos y/o funciones; es por esta razón que las personas con las que vayas a construir el Mapa de Conocimiento puedan presentar confusiones al iniciar, ya que su discurso siempre estará orientado al ‘cómo lo hago’, más no al ‘qué requiero saber para hacerlo’. En este momento, toma gran relevancia nuestra capacidad de ir traduciendo e interpretando esos ‘cómo’ en ‘saberes’, generando preguntas detonantes que orienten o reorienten la conversación.
Acompaña y transfiere la metodología.
Si bien el Gestor o el equipo de Gestión del Conocimiento son los encargados iniciales de construir los Mapas de Conocimiento, es fundamental realizar un ejercicio de transferencia de la metodología a los responsables del conocimiento y a sus líderes/jefes, dado que son estos los encargados de mantener actualizado dicho Mapa.
Finalmente, un consejo relevante es celebrar los logros obtenidos:
cada que tengas una victoria temprana, es decir, un Mapa de Conocimiento construido, permítete hacerlo visible con el área o el proceso, así las otras personas podrán observar, de manera tangible, la materialización de un concepto que, al inicio, parecía “gaseoso” y motivarse a construir su propio Mapa de Conocimiento.
