Frecuentemente, creemos comprender la dinámica de la comunicación en el ámbito laboral y estar seguros de cómo fortalecerla. Sin embargo, cuando nos encontramos con desafíos y conflictos dentro de la organización, nos damos cuenta de que el principal obstáculo suele ser esto que decíamos tener tan claro.
¿Por qué existe este desacuerdo? ¿Cuáles son las diferencias entre nuestra comprensión teórica de la comunicación efectiva y su aplicación?
Aunque numerosos autores han compartido consejos sobre cómo mejorar la comunicación en el trabajo, y han resaltado aspectos como la claridad en la transmisión de ideas, la identificación del público objetivo y la práctica de la escucha activa, entre otras; desde la Institución Universitaria CEIPA, te damos consejos prácticos para que logres una verdadera comunicación efectiva:
1. Reconocer las diferencias de pensamiento y percepciones, comprendiendo que cada persona tiene una perspectiva a veces única, pero otras veces compartida sobre las cosas. Esta forma de pensar contribuye con el aprendizaje colectivo.
2. Tener una escucha activa y reflexionar sobre las opiniones propias y ajenas para lograr una comunicación en términos respetuosos.
Debemos aceptar, además, la bidireccionalidad de los mensajes. La naturaleza de la comunicación plantea que los mensajes son de ida y vuelta, por ende, comunicar exige estar abierto a que algo ocurra. Por ejemplo: una pregunta, una equivocación, una interpretación no perfecta, una opinión o un cambio de paradigma.
3. Utilizar los medios adecuados para transmitir mensajes, seleccionando los medios apropiados según el contenido y el contexto, para garantizar una entrega efectiva de este. Es importante proporcionar los canales de comunicación adecuados para cada propósito comunicativo. Aunque el uso de múltiples canales no es necesariamente negativo, saturar al receptor puede generar consecuencias desfavorables. Por lo tanto, es preferible reconocer la variedad de canales disponibles y su idoneidad para cada situación y propósito comunicativo específico.
4. Proporcionar información completa. Transmitir información de manera clara y completa, evitando suposiciones que puedan generar confusiones o malentendidos. Evitar decir “eso debería saberlo”. La frase “para un buen entendedor, pocas palabras” es una frase que va en contra de una correcta práctica comunicativa y debería cambiarse a “para un buen entendedor, información completa y de calidad”.
5. Solicitar retroalimentación cuando se siente que la comunicación no es clara y asumir una posición abierta para comprender que todos tenemos barreras en la comunicación. La mayor parte de la comunicación se traduce en acción y es nuestro interés evitar malentendidos o acciones no deseadas.
6. Es fundamental aceptar los no como respuestas válidas en la comunicación. La cultura tiende a ser etnocéntrica, lo que lleva al emisor a esperar que la acción generada por el acto comunicativo refuerce su percepción. Sin embargo, ser receptivo a las respuestas negativas y respetar las decisiones de los demás, sin imponer nuestras expectativas, fomenta un ambiente de respeto en la comunicación.
7. Mejorar continuamente la capacidad argumentativa. El uso de los sentidos, la lectura, escritura y la conversación, son habilidades que no solo nutren el pensamiento crítico, sino que también enriquecen la construcción de argumentos, lo que resulta en una comunicación persuasiva y efectiva.
8. Tomarse el tiempo necesario para reflexionar respecto a la oportunidad del mensaje, la claridad y la precisión, evitando prisas que afecten la comprensión.
Pensar en lo oportuno del mensaje y hacerse preguntas como: ¿para qué?,¿cómo?, ¿a quién?, ¿dónde?, harán siempre que el mensaje sea oportuno, claro y preciso, evitando que la comunicación pueda generar confusiones o malas interpretaciones.
9. Fomentar un ambiente de confianza y apertura para la comunicación. Empatía, confianza, apertura y respeto son las claves para el florecimiento de la comunicación. Seamos siempre solidarios con el que intenta comunicarse e intentemos aprender más sobre las múltiples formas del lenguaje.
10. Promover la comunicación inclusiva con Personas con Discapacidad (PCD). Adaptar la comunicación utilizando formatos accesibles como el braille y la lengua de señas, así como sensibilizar a otros miembros de la organización, son pasos fundamentales. Debemos reconocer que las PCD tienen necesidades diversas, tanto asociadas a la persona como a la discapacidad, construyamos un entorno más inclusivo y solidario para todos.
Hoy, con la multiplicidad de canales de comunicación disponibles, es crucial comprender cuándo usar cada uno adecuadamente. ¿Cuándo es mejor enviar un correo electrónico en lugar de un mensaje de WhatsApp?, ¿qué aspectos debemos considerar al elegir entre audio y texto?, ¿por qué es importante ser preciso en el asunto de un correo electrónico?
Estos elementos no solo mejoran nuestra capacidad de comunicarnos, sino que también reflejan respeto hacia los demás. Identificar y abordar los desafíos comunicativos en la empresa nos ayuda a fortalecer estrategias que garantizan que la comunicación sea una herramienta facilitadora y no una barrera para alcanzar nuestros objetivos personales y laborales.
Después de considerar los elementos anteriores, surge una pregunta fundamental: ¿cómo podemos adaptar nuestra estrategia de comunicación según las preferencias y necesidades de nuestro público objetivo? La respuesta debe enfocarse en la práctica constante del respeto por el otro, sin importar el rango, cargo, nivel, género, procedencia u otros aspectos que a menudo nos llevan a asumir que el respeto solo es merecido por algunos. Tanto el respeto como la comunicación demandan una práctica diaria y deben ser pilares fundamentales en cualquier entorno empresarial.
Acompáñanos en este viaje hacia una comunicación más efectiva e inclusiva en los ambientes laborales al estudiar la carrera profesional en Administración Humana, donde aprenderás cómo fomentar la buena comunicación y mantener buenas relaciones con la organización y con los diferentes grupos de interés al tener una escucha activa y evaluar los diferentes canales que puedes usar según tus propósitos.
Autor: Lorena Taborda Morales – Docente de Administración Humana.
